Projektbudget Controlling in Echtzeit – Ein innovativer Ansatz mit Power Platform
Projektbudget-Tracking mit Power Apps und Power BI Dashboards um präzise zu planen, Projekte in Echtzeit steuern und den Erfolg sichern.
Leverage Budget Controlling - ein innovativer Ansatz zur agilen Projektsteuerung
In einer Welt, in der Projekte immer komplexer und die Prozesse dynamischer und schneller werden, stehen Entscheider mit Budgetverantwortung vor der Herausforderung, präzise Kontrolle und Überblick zu behalten. Traditionelle Projektmanagement-Tools wie Jira, Monday, Asana oder Azure DevOps und OnePM stoßen hier oft an ihre Grenzen. Es fehlt ein Gesamtüberblick über die Performance und Leistung aller Projekte und Kosten.
Dieser Artikel zeigt, wie ein leverage-basierter Ansatz des Projektbudget-Tracking mit Echtzeitdanalysen nicht nur die Transparenz, sondern auch die Flexibilität und Liquidität von Unternehmen steigern kann – und zwar am Beispiel einer praxisorientierten Lösung in Power BI und Power Apps von Microsoft.
Einleitung
Unternehmen stehen zunehmend vor der Aufgabe, ihre komplexen Entwicklungsprojekte effizient zu steuern, ohne dabei den finanziellen Rahmen aus den Augen zu verlieren. Das Projektbudget-Tracking ist hierbei der Schlüssel: Der herkömmliche Einsatz standardisierter Tools führt oft dazu, dass der Blick für die tatsächliche Budgeterreichung und den Fortschritt verloren geht. Genau hier setzt das Konzept des Leverage Controllings an. Durch ein integriertes, datenbasiertes Projektcontrolling-Dashboard können Entscheider präzise Kostenstrukturen planen, zukünftige Entwicklungen blitzschnell prognostizieren und damit auch in Krisenzeiten flexibel agieren.
Unsere persönliche Erfahrungen in hochdynamischen und komplexen IT-Projekten am Kunden haben gezeigt, dass der Wechsel von etablierten Projektmanagementtools zu einer individuell entwickelten Lösung – basierend auf Power Apps und Power BI – einen echten Unterschied im Projektbudget-Tracking gemacht hat. In diesem Artikel wird dargestellt, wie ein solches System aufgebaut ist und welche Vorteile es im Vergleich zu herkömmlichen Methoden bietet.
Hintergrund und Motivation
Während meiner langjährigen Arbeit mit PM-Tools wie Jira, Monday, Asana und Azure DevOps stellte sich immer wieder das Problem ein: Die Vielzahl an Daten und die Komplexität der Projekte führten dazu, dass ich den Überblick über Budgetziele und Projektfortschritte verlor – ein zentrales Problem im Projektbudget-Tracking . Diese Erfahrung motivierte mich dazu, eine eigene Power App zu entwickeln, die es mir ermöglicht, alle relevanten Unternehmensdaten – von Mitarbeiterinformationen über große Transaktionen und Verträge bis hin zu Projektbudgets – zentral zu verwalten.
Die daraus resultierende Lösung erlaubt es, die Firmenlogik exakt abzubilden und durch eine direkte Anbindung von Power BI an den Dataverse (mittels Direct Query) in Echtzeit aussagekräftige Dashboards zu generieren. So wird das Projektbudget-Tracking deutlich verbessert, da der Status einzelner Projekte, die Arbeitsverteilung in den Teams sowie die erwarteten Gewinnmargen bis zu definierten Milestones präzise überwacht werden können.
Seit Einführung der Power App Dashboard Lösung konnte unser Team die Abstimmungszeit pro Mitarbeiter von mehr als 4 Stunden pro Woche auf weniger als eine Stunde reduzieren . Zudem hatten wir knapp 6 verschiedene Excel-Tools im Einsatz die ein Mitarbeiter täglich mit mehreren Stunden pflegte um das Reporting sauber abzubilden. Jetzt haben wir eine Power App mit Nutzerlogins, Berechtigungskonzepten und Formularen die Eingaben auf Korrektheit prüfen und so auch die Datenqualität erheblich verbesserten.
Grundlagen des Leverage Controlling Ansatzes
Definition und Abgrenzung
Leverage Controlling bedeutet, traditionelle Controlling-Ansätze durch den Einsatz moderner, datengetriebener Methoden zu erweitern. Im Gegensatz zu herkömmlichen Systemen, die oft starr und fragmentiert agieren, bietet der leverage-basierte Ansatz:
Echtzeit-Reporting: Direkte Einsicht in aktuelle Kennzahlen und Projektfortschritte, die für ein effektives Controlling unabdingbar sind.
Datenintegration: Zusammenführung aller relevanten Datenquellen in einem zentralen System, was das Projektbudget planen optimiert.
Flexibilität: Anpassung an sich ändernde Rahmenbedingungen und dynamische Prozesse, die eine Projektbudget-Planung unterstützen.
KPIs (Key Performance Indicators): Wichtige Kennzahlen, die den Erfolg und die Effizienz eines Projekts messbar machen – essenziell für das Projektbudget-Monitoring.
Direct Query: Eine Methode, um in Power BI direkt auf den Dataverse zuzugreifen und so stets aktuelle Daten im Projektbudget-Dashboard abzurufen.
Nutzen des Leverage basierten Projektbudget-Controllings
Der leverage-basierte Controlling-Ansatz ermöglicht eine präzise Budgetplanung – bis auf den letzten Euro. Unternehmen profitieren von:
Verbesserter Planungssicherheit: Durch exakte Prognosen können Kostenstrukturen langfristig geplant werden.
Erhöhter Flexibilität: Echtzeit-Daten ermöglichen schnelle Anpassungen bei sich ändernden Marktbedingungen.
Nachvollziehbarem Erfolg: Transparente Dashboards machen Projektergebnisse und Gewinnmargen im detailliert nachvollziehbar zu planen.
Technologische Umsetzung und Tools im Projektbudget-Tracking
Die maßgeschneiderte Lösung
Meine Lösung basiert auf zwei zentralen Komponenten, die das Projektbudget-Tracking revolutionieren:
Power App: Diese App dient als zentrale Plattform zur Verwaltung sämtlicher Organisationsdaten. Ob Mitarbeiterdaten, große Transaktionen, Verträge, Abwesenheitslisten, Kundendaten, Projektbudgets, Buchungen von Demands oder Stundenzettel – alle Informationen werden in einer übersichtlichen Tabellen- und Listenform gepflegt, was die Datenverwaltung deutlich vereinfacht.
Power BI: Über eine direkte Live-Anbindung an den Dataverse (Direct Query) werden in Power BI aussagekräftige Dashboards erstellt. Diese Dashboards bieten einen umfassenden Überblick über den Projektstatus und verbessern so das Projektbudget-Monitoring erheblich.
Ergänzende Tools und Interfaces
Neben Power Apps können weitere Benutzerinterfaces und BI-Tools eingesetzt werden, um das Projektbudget-Controlling zu erweitern:
Mobile Apps: Für den schnellen Zugriff auch unterwegs – ideal, um alle Projekt-KPIs stets im Blick zu behalten.
Webportale: Für den unternehmensweiten Zugriff über Browser.
Weitere BI-Tools: Wie Tableau oder Qlik Sense, sofern eine Integration in bestehende Systeme gewünscht ist, um das Projektbudget-Reporting weiter zu optimieren.
Häufig wird die Komplexität solcher Anwendungen von Führungskräften sehr stark unterschätzt. Das folgendes Beispiel, im Wissensgraphen dargestellt, zeigt das Metamodell der in Power BI befindlichen Kennzahlenberechnungen, angebundenen Datenquellen usw. für das Echtzeit-Dashboard.
Auswertung der Power BI TMDL Metadaten - Zeigt einen Ausschnitt aus dem ABIS Tool der aktuellen Version V1.0.2. einem niederländischen Startup mit Wurzeln aus Deutschland das an einer innovativen KI-Software für Beratungsunternehmen und große Unternehmen entwickelt.
Datenmodell und Framework
Ein entscheidender Erfolgsfaktor im Projektbudget-Controlling liegt in der Übersetzung der Geschäftsprozesse in ein technisches Datenmodell:
Ganzheitliche Betrachtung: Das gesamte Business und die damit verbundenen Prozesse werden erfasst und in ein technisches Datenmodell überführt.
Interdisziplinäre Integration: Alle relevanten Datenquellen werden zusammengeführt, sodass auch komplexe und dynamische Kennzahlen in Echtzeit analysiert werden können.
Datenmodellierung ist einer der wichtigsten Skill im BI-Umfeld für viele Entwickler geworden. Damit steht und fällt die Möglichkeit der Datenanalyse und der Nutzerfreundlichkeit im Reporting.
Zeigt den Ausschnitt aus dem Power BI Datenmodell des Semantic Models.
Herausforderungen im Projektbudget-Controlling
Die Realität in vielen Unternehmen ist geprägt von:
Komplexen Zahlen und dynamischen Prozessen: Die Vielzahl an Datenpunkten und deren schnelle Veränderung machen eine kontinuierliche Kontrolle schwierig.
Fragmentierten Systemen: Häufig existieren verschiedene, nicht integrierte Systeme, die den ganzheitlichen Überblick erschweren.
Unzureichender Datenstruktur: Viele Unternehmen haben Datenstrukturen, die Echtzeitanalysen nicht zulassen, was zu verzögerten oder fehlerhaften Entscheidungen in der Budgetverteilung führen kann.
Der leverage-basierte Ansatz begegnet diesen Herausforderungen, indem er alle relevanten Daten integriert und über benutzerfreundliche Dashboards in Echtzeit verfügbar macht – ein klarer Gewinn für das Projektbudget-Controlling .
Workitems können der eigenes entwickelten Microsoft Power App angelegt und bearbeitet werden. Daneben gibt es in Power Apps ein Berechtigungskonzept das auf Basis von Office 365 Nutzern fein Granulare Berechtigungskonzepte erlaubt.
Per Direct-Query Echtzeit Verbindung kann das Dashboard die aktuellsten Live-Daten aus der Power App abrufen und die Forecasts für das Projekt auf dessen Basis berechnen. Damit können Ressourcen wie Mitarbeiterkapazitäten und Budgets im Projektverlauf schneller überwacht und nachgesteuert werden.
Best Practices und Handlungsempfehlungen für ein effektives Projektbudget-Tracking
Gesamtheitliche Betrachtung und technisches Datenmodell
Businessprozesse erfassen: Der erste Schritt besteht darin, alle Geschäftsprozesse und Datenquellen ganzheitlich zu erfassen.
Übersetzung in ein Datenmodell: Diese Daten werden in ein technisches Modell überführt, das die Komplexität und Dynamik der Projekte abbildet und das Projektbudget-Reporting optimiert.
Implementierung und Nutzerinterfaces
Auswahl der richtigen Tools: Setzen Sie auf Lösungen wie Power Apps für die Datenverwaltung und Power BI für das Reporting, um das Projektbudget-Controlling effizient zu gestalten. Ergänzend können mobile Apps und Webportale für den universellen Zugriff sorgen.
Integration in den Arbeitsalltag: Entwickeln Sie ein Framework, das von allen relevanten Abteilungen gerne genutzt wird. Nur so kann sichergestellt werden, dass das Projektbudget-Controlling nachhaltig im Unternehmensalltag verankert wird.
Praktische Umsetzungsschritte
Datenquellen identifizieren und konsolidieren: Erfassen Sie alle relevanten Daten in einem zentralen System, um ein solides Fundament für das Projektbudget-Tracking zu schaffen.
Datenmodell entwickeln: Übersetzen Sie die Geschäftsprozesse in ein technisches Modell mit Power BI und Power Platform model driven Apps.
Benutzerfreundliche Interfaces schaffen: Entwickeln Sie Anwendungen, die den täglichen Gebrauch fördern und das Projektbudget-Tracking vereinfachen.
Echtzeit-Dashboards implementieren: Binden Sie Tools wie Power BI ein, um jederzeit aktuelle Daten für ein effektives Projektbudget-Reporting abzurufen und auszuwerten.
Schulung und Change Management: Schulen Sie alle relevanten Mitarbeiter, damit das Projektbudget-Controlling auch langfristig genutzt wird.
Wissenschaftliche Fundierung
Um den Nutzen und die Wirksamkeit dieses Ansatzes im Projektbudget-Controlling zu belegen, sollten anerkannte Studien herangezogen werden. Beispielsweise liefert der "Pulse of the Profession"-Report des Project Management Institute wertvolle Einblicke in die Herausforderungen und Erfolgsfaktoren moderner Projektsteuerung:
Project Management Institute: Pulse of the Profession
Weitere wissenschaftliche Arbeiten finden sich in Fachzeitschriften wie der Harvard Business Review oder in Berichten von McKinsey, die die Vorteile integrierter Controlling-Systeme und des effektiven Projektbudget-Controllings untermauern.
Theorie vs. Praxis – Den Mehrwert im Blick
Ein wesentlicher Vorteil des leverage Controllings liegt in der Kombination von theoretischen Konzepten und praktischen Umsetzungen im Projektbudget-Controlling :
Theoretischer Nutzen: Der Einsatz eines datengetriebenen Ansatzes ermöglicht es, fundierte Entscheidungen zu treffen, da alle relevanten Kennzahlen in Echtzeit verfügbar sind – ein zentraler Aspekt des Projektbudget-Trackings.
Praktische Umsetzung: Durch die Entwicklung eines maßgeschneiderten Systems, das speziell auf die Bedürfnisse komplexer Entwicklungsprojekte zugeschnitten ist, können Unternehmen sofort von den Vorteilen eines integrierten Projektbudget-Controllings profitieren. Praxisbeispiele und konkrete Fallstudien – wie die Umstellung von Standardtools auf eine integrierte Lösung – zeigen eindrucksvoll, wie das Projektbudget-Tracking im Alltag funktioniert.
Visualisierungen, Diagramme und klare Use Cases unterstützen dabei, den theoretischen Nutzen greifbar zu machen und den Weg von der Planung bis zur erfolgreichen Umsetzung im Projektbudget-KPI-Dashboard aufzuzeigen.
Unsere Lösung erzielt folgende wesentliche Ergebnisse für Budgetentscheider:
Minimierung der Planungszeit und Abstimmungsaufwand: Sie profitieren von deutlich kürzeren Planungszyklen, was zu schnelleren Entscheidungen führt.
Keine manuellen Aufwände: Routineaufgaben, die bisher mehrere Tage pro Woche in Anspruch nahmen, werden auf wenige Stunden reduziert.
Fokus auf proaktive Analyse: Statt zeitintensiver Tabellenpflege können Ihre Ressourcen verstärkt in strategische Analysen und wertschöpfende Maßnahmen investiert werden.
Ausblick und Fazit
Der leverage-basierte Ansatz im Projektbudget-Controlling ist weit mehr als nur ein technisches Update. Er bietet eine ganzheitliche Sicht auf das Unternehmen und befähigt Entscheider, auch in dynamischen und herausfordernden Zeiten flexibel und liquide zu bleiben. Durch die Integration moderner Tools und einer maßgeschneiderten Lösung lassen sich nicht nur die täglichen Herausforderungen meistern, sondern auch langfristige Wettbewerbsvorteile erzielen.
Unternehmen, die diesen Ansatz übernehmen, profitieren von Agilität und Genauigkeit im Projektmanagement:
Exakter Budgetplanung: Mit einem System, das bis auf den letzten Euro arbeitet, wird jede Investition messbar und nachvollziehbar.
Echtzeit-Transparenz: Dashboards und integrierte Datenmodelle ermöglichen eine unmittelbare Analyse der Projektdaten und verbessern so das Projektbudget-Tracking.
Nachhaltigem Erfolg: Durch Schulungen und ein benutzerfreundliches Framework wird sichergestellt, dass alle relevanten Abteilungen das Projektbudget-Dashboard aktiv nutzen.
Die Zukunft des Projektbudget-Controllings liegt in der weiteren Integration von Echtzeitdaten und der Entwicklung noch flexiblerer Systeme. Entscheider sind gut beraten, den Wandel aktiv mitzugestalten und auf innovative, maßgeschneiderte Lösungen zu setzen, um das Projektbudget-Tracking kontinuierlich zu verbessern.
Quellen und Literaturverzeichnis
Um den wissenschaftlichen Unterbau dieses Ansatzes im Projektbudget-Tracking zu belegen, hier einige Quellen, die weiterführende Informationen liefern:
Project Management Institute: Pulse of the Profession URL: https://www.pmi.org/learning/thought-leadership/pulse
Harvard Business Review: Diverse Artikel zum Thema Projektmanagement und datengetriebenes Controlling URL: https://hbr.org/
McKinsey & Company: Studien und Berichte zu digitalen Transformationen im Controlling URL: https://www.mckinsey.com/
Fazit
Ein leverage-basiertes Projektbudget-Tracking eröffnet neue Möglichkeiten für eine präzise, datengetriebene Steuerung von Projekten. Durch die Integration moderner Tools wie Power Apps und Power BI in ein ganzheitliches Datenmodell können Unternehmen nicht nur ihre aktuellen Projekte effizienter steuern, sondern auch langfristig wettbewerbsfähig bleiben. Dieser Ansatz, gestützt durch wissenschaftliche Studien und praxisnahe Fallbeispiele, zeigt klar: Wer die Kontrolle über seine Projekte behalten möchte, muss das Projektbudget-Tracking aktiv und kontinuierlich optimieren.
Entscheider sollten diesen innovativen Weg in Betracht ziehen, um die Herausforderungen der modernen Projektlandschaft zu meistern und den Erfolg ihres Unternehmens nachhaltig zu sichern – mit einem effektiven, leverage-basierten Projektbudget-Controlling als Schlüssel zum Erfolg.
Über den Autor
David Chang ist ein erfahrener Cloud BI Engineer und Principal Consultant mit 15 Jahren Berufserfahrung, der vor allem als selbständiger BI-Entwickler und Berater für große Firmen tätig ist. Er hat er umfangreiche Expertise in der Planung und Umsetzung von Cloud-Migrationsprojekten, der Entwicklung moderner BI-Lösungen und der Optimierung von Datenprozessen. Seine Expertise umfasst u. a. Power BI, Datenmodellierung, ETL/ELT, Data Warehousing, T-SQL, Python, Azure DevOps sowie Tools wie Knime, Alteryx, Snowflake, Databricks und DBT.
In zahlreichen Projekten – von Energie- und Versicherungskonzernen bis hin zu Logistik- und Industriekunden – hat David Chang erfolgreich Dashboards, dynamische Reporting-Lösungen und stabile ETL-Prozesse entwickelt. Besonders seine Fähigkeit, komplexe Geschäftslogiken schnell zu erfassen und innovative, praxisorientierte Lösungen zu implementieren machen seine Beratungsleistung begehrt.
Mit authentischem und pragmatischen Arbeitsmethoden sowie hoher Anpassungsfähigkeit überzeugen er und sein Team in einem hochspezialisierten Projektumfeld durch positives Umdenken und erfolgreicher Projektbilanz.