Power BI Migration für Stromspeicherhersteller
Von Excel-Chaos zu automatisiertem Controlling
25 % Zeitersparnis im Controlling
50 % schnellere Entscheidungsfindung
30 % höhere Benutzerakzeptanz
Automatisierte Datenbeladung statt manueller Pflege
Ausgangslage, Problem & Lösung
Ausgangslage
- Komplex verschachtelte Excel-Dateien über SharePoint verknüpft
- Wiederkehrende Stabilitätsprobleme und Größenlimitierungen
- Monatsabschlüsse waren fehleranfällig und zeitintensiv
- Controller verbrachten bis zu 25 % ihrer Arbeitszeit mit der Pflege ineffizienter Systeme (McKinsey)
- Manuelle Kopier- und Abgleicharbeiten zwischen Abteilungen
- Keine zentrale Datenquelle – jede Abteilung pflegte eigene Versionen
Problem
- Excel-Dateien erreichten regelmäßig Größen- und Zeilenlimits
- SharePoint-Verknüpfungen brachen bei Aktualisierungen
- Fehleranfällige manuelle Berichtsprozesse im Monatsabschluss
- Kein rollenbasierter Zugriff – sensible Finanzdaten ungeschützt
- Versionschaos durch parallele Bearbeitung lokaler Dateien
- Hohe Abhängigkeit von Einzelpersonen mit Excel-Spezialwissen
Lösung(iterativer 5-Schritte-Ansatz)
- Kick-off-Workshop und strukturierte Excel-Analyse
- Power BI Dataflows als zentrale Datendrehscheibe
- On-Premises-Gateway für sicheren Datentransfer
- Workshopbasierter Berichtsentwurf im Sternschema
- Strukturierter Rollout mit Feedbackschleifen aus dem Fachbereich
- Change Management und Schulungen für nachhaltige Akzeptanz
Die Herausforderung
SharePoint-Excel-Architektur
Komplex verschachtelte Excel-Dateien mit instabilen SharePoint-Verknüpfungen
Laufender Betrieb
Migration durfte den täglichen Controlling-Betrieb nicht unterbrechen
Berechnungslogiken
Komplexe Excel-Formeln und Berechnungen mussten korrekt übersetzt werden
Change Management
Mitarbeiter mussten von Excel zu Power BI mitgenommen werden
Die Lösung
Was gab uns Geschwindigkeit?
- Strukturierte Excel-Analyse im Kick-off identifizierte schnell die kritischen Datenquellen
- Power BI Dataflows ermöglichten schrittweise Migration ohne Big-Bang
- Workshopbasierter Entwurf sicherte Akzeptanz von Anfang an
- Sternschema-Modellierung vereinfachte spätere Erweiterungen
Was hat uns bestärkt?
- Enge Zusammenarbeit mit dem Controlling-Team als Fachexperten
- On-Premises-Gateway löste Sicherheitsanforderungen elegant
- Iterative Feedbackschleifen verhinderten Fehlentwicklungen
- Change Management parallel zur technischen Migration
Welche Stolpersteine gab es?
- Komplexe Berechnungslogiken in Excel erforderten sorgfältige Validierung
- SharePoint-Verknüpfungen waren teilweise undokumentiert
- Unterschiedliche Excel-Versionen in verschiedenen Abteilungen
- Widerstand einzelner Nutzer gegen Veränderung der gewohnten Arbeitsweise
Ergebnisse
Im Controlling durch Automatisierung der Datenbeladung und Wegfall manueller Kopier- und Abgleicharbeiten
Durch flexible Echtzeit-Dashboards in Power BI, ohne auf neue Excel-Versionen warten zu müssen
Durch interaktive und benutzerfreundliche Reports – weitere Abteilungen greifen auf die neue Datenstruktur zu
Automatisierte Datenpipeline eliminiert Copy-Paste-Fehler und Versionskonflikte
Projektergebnisse
Zentrales Datenmodell im Sternschema
Automatisierte Workflows via Power BI Dataflows
On-Premises-Gateway für sicheren Datentransfer
Beschleunigter Monatsabschluss
Skalierbare Datenbasis für weitere Abteilungen
Enge Einbindung des Fachbereichs sicherte Akzeptanz
Ideal
Customer Profile (ICP)
Ideal für mittelständische Unternehmen und Konzerne, die von Excel-basierten Controlling-Prozessen auf ein professionelles BI-System umsteigen möchten.
Mit dem zentralen Datenmodell und den automatisierten Workflows hat sich unser Monatsabschluss massiv beschleunigt. Controller können sich endlich auf die Analyse konzentrieren statt auf das Zusammenkopieren von Daten.
Bereit für Ihre eigene
Power BI Migration?
- Erfahrene Power BI Migrationsexperten
- Iterativer Ansatz ohne Betriebsunterbrechung
- 25 % Zeitersparnis nachgewiesen