Power BI vs Excel: wann die Mappe nicht mehr reicht und was dann wandert.

Die Mappe hat funktioniert, oft jahrelang. Sie scheitert nicht an Excel, sondern an dem, was man ihr zugemutet hat. Drei Muster sehen wir in fast jedem Inventar: Die Person. Eine Kollegin kennt die Verknüpfungen, die Makros und die Reihenfolge, in der die Blätter aktualisiert werden; ist sie krank, steht der Monatsbericht. Die Version. Drei Abteilungen arbeiten mit final_v7, final_v7_neu und final_v8_JK; die Zahlen im Vorstand stammen aus der falschen. Die Menge. Die Datei ist auf 50 Megabyte gewachsen, öffnet in zwei Minuten, und seit dem letzten Quartal passen die Buchungen nicht mehr auf ein Blatt.

Alle drei Muster haben dieselbe Ursache: Die Logik existiert nur in dieser Datei. SVERWEIS-Ketten über fünf Blätter, SUMMEWENNS mit hart codierten Bereichen, ein VBA-Makro, das Daten aus drei anderen Mappen zieht. Nichts davon ist dokumentiert, nichts davon ist für andere lesbar, und ein Agent kann damit nichts anfangen. Power BI verlagert diese Logik an einen Ort, an dem sie einmal existiert und für Menschen und Maschinen lesbar ist.

Die sieben Kriterien sind die Fragen, die im Erstgespräch über den Wechsel entscheiden. Wer in vier oder mehr Zeilen auf der Excel-Seite Schmerz spürt, ist reif für das Modell; wer nur eine Zeile ankreuzt, braucht vielleicht nur Power Query in Excel.

Wer in Excel schon mit Power Pivot und Power Query arbeitet, hat den halben Weg hinter sich. Power BI Desktop importiert Arbeitsmappeninhalte direkt: die Power-Query-Abfragen, das Power-Pivot-Datenmodell mit Beziehungen und DAX-Measures und die Power-View-Arbeitsblätter (Microsoft Learn). Die DAX-Formeln bleiben gültig, die Beziehungen bleiben, die Quellen werden an Gateway oder Dataflows gehängt.

Was nicht mitkommt, sind die Visuals: Pivot-Layouts, bedingte Formatierungen auf Blättern und Diagramme werden in Power BI neu gebaut, meist besser, weil sie auf einem Modell statt auf Bereichen liegen. Und was nie mitkommen sollte, sind die Abkürzungen der Mappe: hart codierte Bereiche, manuell überschriebene Zellen, Hilfsspalten mit Kommentaren wie „bitte nicht löschen“. Das Inventar findet sie, bevor sie ins Modell wandern.

• Kommt mit: Power-Query-Abfragen, Power-Pivot-Modell, Beziehungen, DAX-Measures, Datentypen.
• Wird neu gebaut: Visuals, Pivot-Layouts, bedingte Formatierung, Druckbereiche.
• Wird ersetzt: VBA, Verknüpfungen zwischen Mappen, manuelle Aktualisierungsreihenfolgen.

Die Übersetzung von Excel-Logik in Modell-Logik folgt wiederkehrenden Mustern. Die Tabelle zeigt die häufigsten; ABIS wendet sie im Inventar an und markiert, was keinem Muster folgt und deshalb mit dem Fachbereich besprochen wird. Die wichtigste Regel: Eine Formel, die in der Mappe zwanzigmal vorkommt, wird ein Measure, nicht zwanzig.

Niemand muss Excel aufgeben. Über Analyze in Excel öffnet der Nutzer eine Pivot direkt auf dem Power-BI-Semantikmodell: dieselben Measures, dieselben Hierarchien, dieselben Rechte, nur dass die Zahlen jetzt aus einer Quelle kommen und beim Öffnen aktuell sind. Für Controller, die in Pivots denken, ist das der Weg, der am wenigsten Umgewöhnung kostet und am meisten Fehler entfernt.

Was sich ändert, ist die Richtung: Excel liest das Modell, statt es zu sein. Ad-hoc-Analysen bleiben in Excel; sobald eine Analyse zum wiederkehrenden Bericht wird, wandert sie als Berichtsseite ins Modell, und die Pivot bleibt als zweiter Blick darauf.

Ein Stromspeicher-Hersteller mit 65 Mitarbeitenden steuerte Vertrieb und Controlling aus verschachtelten Excel-Dateien auf SharePoint. Wir haben die Dateien als Quelle durch Dataflows und einen Datamart ersetzt, die Logik in Views und Measures gezogen, Versionen in GitLab beim Kunden abgelegt und die Dashboards in fünf Schritten umgestellt, alt und neu parallel. Ergebnis: 40 Prozent Zeitersparnis im Controlling, ohne Betriebsunterbrechung, drei Fehler in 146 Tickets. Die Fallstudie beschreibt die fünf Schritte.

Für einen Versicherungskonzern lag die Kundenzufriedenheit (NPS) in Wide-Format-Excel: 31.900 Datenpunkte über sieben Jahre, mehr als 100 Einflussfaktoren. Daraus wurde ein Modell mit 19 Measures und automatischem Quartals-Refresh, geliefert in 180 Stunden zum Festpreis. Der Punkt an beiden Fällen: Die Excel-Logik war nicht falsch. Sie war nur an einem Ort, an dem sie niemand prüfen, teilen oder automatisieren konnte.

Nicht jede Mappe muss weg. Diese fünf Auslöser markieren den Punkt, an dem der Wechsel billiger ist als das Weiterpflegen. Das Excel-Inventar im Arbeitsmaterial bewertet jede Mappe nach genau diesen Punkten und sagt, welche zuerst geht.

• Mehrere Empfänger, eine Pflegerin: Der Bericht geht an mehr als drei Personen und wird von einer gepflegt.
• Soll-Ist von Hand: Plan- und Ist-Zahlen werden monatlich per Kopieren zusammengeführt.
• Versionen: Es existieren mehr als zwei Dateien mit „final“ im Namen für denselben Bericht.
• Menge und Tempo: über 50 Megabyte, über zwei Minuten Öffnungszeit oder Zeilen, die nicht mehr aufs Blatt passen.
• Rechte: Dieselbe Mappe wird für verschiedene Empfänger per Hand gefiltert und einzeln verschickt.