SAP IS-U · Energieversorger · Klärfallbereinigung

Klärfälle in SAP IS-U bereinigen, bevor die neue Abrechnungs­plattform kommt

In offenen Klärfällen ist Geld gebunden. Solange ein Fall offen ist, wird nicht abgerechnet, nicht zugeordnet und nicht gemahnt. ABIS sortiert gleiche Fälle in Stapel. Ihr Fachbereich gibt je Stapel frei. An Menschen gehen nur noch die Sonderfälle.

30 Minuten ErstgesprächSo rechnen wir
Microsoft Solutions PartnerSeit 2014Über 60 MigrationsprojekteBetrieb in der EU
Drei Menschen besprechen Zahlen an einem Laptop
Use Case für Energieversorger
01 · Einführung

Was ist ein Klärfall in SAP IS-U, und was heißt Klärfallbereinigung?

Ein Klärfall ist ein Vorgang, den das Abrechnungssystem nicht allein lösen kann. Beispiele sind ein fehlender Zählerstand oder eine Zahlung ohne Zuordnung. In SAP IS-U laufen Klärfälle über das Business Process Exception Management (BPEM), das früher EMMA hieß. Nicht zuordenbare Zahlungen liegen in der Klärungsbearbeitung des Vertragskontokorrents (FI-CA).

Klärfallbereinigung heißt, diese offenen Vorgänge vor einer Systemmigration zu lösen oder geordnet zu schließen. Viele Klärfälle folgen wenigen Mustern. Wer das Muster löst, löst alle Fälle dieser Art.

Die Bereinigung findet im Altsystem statt. Sie ist deshalb unabhängig vom Ziel: SAP S/4HANA Utilities, die Thüga-Abrechnungsplattform (TAP), powercloud, Schleupen.CS oder Wilken ENER:GY.

  • 8 bis 10 Wochenbis zur gemessenen Bereinigungsquote im PoC
  • Nur LesezugriffÄnderungen in IS-U erst nach Ihrer Freigabe
  • Betrieb in der EUbei Ihnen vor Ort oder im EU-Rechenzentrum
  • Fachbereich entscheidetFreigabe je Stapel, Sonderfälle einzeln
02 · Ausgangslage

Das Altsystem hat ein Enddatum, der Bestand nicht

Vor dem Wechsel auf eine neue Abrechnungsplattform muss der Bestand bereinigt sein. Die Standardwartung für SAP ERP 6.0, auf dem IS-U läuft, endet nach Angaben von SAP Ende 2027, die verlängerte Wartung Ende 2030. Heute öffnet ein Sachbearbeiter jeden Fall einzeln.

Zählerstand fehlt

Die Abrechnung steht, weil ein Wert fehlt oder nicht plausibel ist.

Umzug nicht zuordenbar

Name, Adresse oder Lieferstelle passen nicht zum Vertrag.

Abweichende Stammdaten

Lokationen sind doppelt oder falsch zugeordnet.

Zahlung nicht zuordenbar

Der Verwendungszweck passt zu keinem offenen Posten.

Typische Muster aus der Branche. Welche bei Ihnen überwiegen, zeigt der PoC.

03 · Rechenbeispiel

250.000 offene Klärfälle können 11 Mio. € binden

Ein Rechenbeispiel mit Annahmen für einen Energieversorger. Die echten Werte liefert die Bestandsaufnahme im PoC.

  • 250.000offene Klärfälle, als Annahme
  • rund 11 Mio. €können in den offenen Fällen gebunden sein
  • 37.500neue Klärfälle pro Jahr, rund 150 je Arbeitstag
  • 17.000 Stundenum den Bestand von Hand zu klären

Annahmen des Rechenbeispiels: An 30 % der Fälle hängen im Schnitt 150 €. Pro Jahr kommen 15 % des Bestands neu hinzu. Ein Fall braucht von Hand 4 Minuten. Gerechnet ist mit 250 Arbeitstagen und 1.667 Arbeitsstunden je Vollzeitkraft und Jahr.

04 · Optionen

Datenbereinigung vor der Migration: jeden Fall einzeln oder in Stapeln

Heute klärt ein Mensch jeden Fall. Mit ABIS klärt er nur noch die Sonderfälle.

VergleichNur mit PersonalMit ABIS
ArbeitsweiseFall öffnen, Daten suchen, Kunden anrufen, von Hand korrigieren, nächster FallStapel bilden, Lösung und Beleg im Cockpit, Freigabe durch den Fachbereich, Sonderfälle an einen Menschen
Stunden für den Bestand17.0001.700
Vollzeitkräfte für ein Jahr101
Wer entscheidetDer Sachbearbeiter, Fall für FallDer Fachbereich je Stapel, ein Mensch je Sonderfall
Was nach der Migration bleibtDie Erfahrung einzelner SachbearbeiterDie Regeln und die laufende Messung der Datenqualität

Rechenbeispiel mit Annahmen: 4 Minuten je Fall von Hand, mit ABIS bleiben 10 % des Aufwands. Die echten Werte liefert die Bestandsaufnahme im PoC.

05 · Ansatz

Erst sortieren, dann in Stapeln bereinigen

  1. 01

    Erfassen

    ABIS liest die Klärfälle aus SAP IS-U, mit Vertrag, Zähler und Konto. ABIS liest nur.

  2. 02

    Clustern

    Gleiche Ursache und gleiche Lösung ergeben einen Stapel.

  3. 03

    Priorisieren

    Die größten Stapel kommen zuerst.

  4. 04

    Bereinigen

    ABIS schlägt je Stapel eine Lösung mit Beleg vor. Ihr Fachbereich gibt frei. Geändert wird in IS-U erst danach.

Ein Dashboard misst täglich Bestand, Fortschritt und Datenqualität.

06 · Sicherheit

ABIS liest nur, und Ihre Kundendaten bleiben in der EU

Nur Lesezugriff

Geändert wird in SAP IS-U erst nach Ihrer Freigabe, über Standardwege.

Betrieb in der EU

ABIS läuft bei Ihnen vor Ort oder in einem Rechenzentrum in der EU.

AVV vorab

Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist unterschrieben, bevor der erste Datensatz fließt.

Protokoll

Jede Einschätzung und jede Entscheidung ist nachvollziehbar, mit Regel, Person und Zeitpunkt.

07 · Vorgehen

Nach 8 bis 10 Wochen wissen Sie, welche Quote erreichbar ist

Phase 18 bis 10 Wochen

PoC

Ein Cluster mit echtem Bestand. Die Abnahme erfolgt nach einer vereinbarten Bereinigungsquote.

Phase 2nach dem PoC

Rollout

Cluster für Cluster durch den ganzen Bestand.

Phase 3zum Stichtag

Wechsel auf die neue Plattform

Der bereinigte Bestand geht hinüber, zum Beispiel nach SAP S/4HANA Utilities oder auf die Thüga-Abrechnungsplattform (TAP). Die Migration selbst übernimmt Ihr Integrator.

Phase 4laufend

Laufender Betrieb

ABIS misst die Datenqualität weiter, auch auf der neuen Plattform.

Die Regeln und die Messung bleiben.

08 · Häufige Fragen

Häufige Fragen zur Klärfallbereinigung in SAP IS-U

Was ist ein Klärfall in SAP IS-U?
Ein Klärfall ist ein Vorgang, den das System nicht allein abschließen kann. Beispiele sind ein fehlender Zählerstand, ein nicht zuordenbarer Umzug oder eine Zahlung ohne passenden offenen Posten. Solange der Fall offen ist, steht der Vorgang still.
Was sind BPEM und EMMA?
BPEM steht für Business Process Exception Management. Das ist die Komponente in SAP IS-U, die Klärfälle aus den Fehlermeldungen der Massenläufe erzeugt und an Bearbeiter verteilt. EMMA ist der ältere Name derselben Komponente. Nicht zuordenbare Zahlungen liegen zusätzlich in der Klärungsbearbeitung des Vertragskontokorrents (FI-CA).
Was ist der Unterschied zwischen Klärfallbearbeitung und Klärfallbereinigung?
Klärfallbearbeitung ist der laufende Betrieb. Neue Fälle werden gelöst, sobald sie entstehen. Klärfallbereinigung ist ein Vorhaben mit Stichtag. Der aufgelaufene Bestand wird abgebaut, bevor das System wechselt.
Warum müssen Klärfälle vor einer Migration bereinigt sein?
Offene Vorgänge lassen sich schlecht in ein neues System übernehmen. Solange sie offen sind, ist außerdem Geld gebunden. Jeder Fall, der im Altsystem gelöst ist, muss auf der neuen Plattform nicht nachbearbeitet werden.
Wann endet die Wartung für SAP IS-U?
SAP IS-U läuft auf SAP ERP 6.0. Für dessen Kernanwendungen hat SAP die Standardwartung bis Ende 2027 zugesagt. Eine verlängerte Wartung ist gegen Aufpreis bis Ende 2030 möglich. Der Nachfolger ist SAP S/4HANA Utilities. Quelle: SAP News vom 4. Februar 2020.
Für welche Zielplattformen funktioniert die Klärfallbereinigung?
Für jede. Die Bereinigung findet in SAP IS-U statt, bevor migriert wird. Das Ziel kann SAP S/4HANA Utilities sein, die Thüga-Abrechnungsplattform (TAP), powercloud, Schleupen.CS oder Wilken ENER:GY. Die Migration selbst übernimmt Ihr Integrator. Wir liefern den bereinigten Bestand und die Regeln dazu.
Wir wechseln auf die Thüga-Abrechnungsplattform (TAP). Wann sollten wir mit der Bereinigung beginnen?
Vor der Datenmigration. Ein PoC dauert 8 bis 10 Wochen. Danach wissen Sie, welcher Anteil sich in Stapeln bereinigen lässt und wie viel Zeit der Rest braucht. Je früher die Messung vorliegt, desto mehr Bestand ist zum Stichtag bereinigt.
Wie viele Klärfälle lassen sich automatisch bereinigen?
Das hängt vom Bestand ab. Wir messen den Anteil im PoC an einem Cluster mit echten Daten. Vorher nennen wir keine Quote.
Entscheidet die KI allein?
Nein. ABIS schlägt je Stapel eine Lösung mit Beleg vor. Der Fachbereich prüft eine Stichprobe und gibt frei. Sonderfälle entscheidet ein Mensch.
Schreibt ABIS in SAP IS-U?
Nein. ABIS liest nur. Geändert wird in IS-U erst nach der Freigabe, über Standardwege.
Wo laufen die Daten?
Bei Ihnen vor Ort oder in einem Rechenzentrum in der EU. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung steht, bevor der erste Datensatz fließt.
Wie lange dauert der Einstieg?
Ein PoC dauert 8 bis 10 Wochen. Er endet mit einer gemessenen Bereinigungsquote für einen Cluster mit echtem Bestand.
Was bleibt nach der Migration?
Die Regeln und das Dashboard. ABIS misst die Datenqualität weiter, auch auf der neuen Plattform.
David Chang, Gründer und Datenarchitekt von DBI Analytics
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